RIPS – Regional innføring av lønn- og personalsystem

Prosjekt for innføring av nye systemer innen lønns- og personalområdet startet høsten 2011. Prosjektet har fått prosjektnavnet RIPS (Regional Innføring av lønns- og PersonalSystem).

Først ute i rekken av helseforetak som skal ta løsningen i bruk det nye lønns- og personalsystemet er Universitetssykehuset Nord Norge og Sykehusapotek Nord. Deretter går det slag i slag til 2013, inntil alle HFene har tatt i bruk den nye løsningen.

Hva skal innføres?

Løsningen leveres av Bluegarden AS. Den består av lønns- og personalsystemet, PAGA. I tillegg skal det leveres en ny personalportal med gode selvbetjeningsmuligheter for den enkelte ansatte og leder. Portalen gir blant annet enkel tilgang til egen personalopplysninger, lønnsoppgaver, personalhåndbok samt nytt system for reiseregninger.

- Vi innfører også et nytt rekrutteringssystem, Webcruiter og kompetanseverktøyet Dossier innføres delvis, poengterer prosjektleder Skjelvik.

Innføring av ny personalportal vil bety endringer i administrative rutiner for lønn og personal. Alle helseforetakene deltar nå i arbeid for å designe nye regionale arbeidsprosesser. De lokale innføringsprosjektene skal sørge for innføring av og opplæring i nye rutiner.

Hvorfor skal vi innføre nye systemer?

- Den enkle forklaringen er at vi ikke hadde noe valg. Vår eksisterende leverandør, EDB Ergogroup, faser ut det lønnssystemet vi i dag bruker. Når det er sagt er vi glade for å ta i bruk Bluegardens løsninger, fordi det er en langt mer moderne løsning som inneholder funksjonalitet som er svært nyttig for vår virksomhet innen lønns- og personalområdet, forteller Skjelvik.

Løsningen er anskaffet i et nasjonalt samarbeid mellom helseregionene. Helse Sørøst har tatt løsningen i bruk for alle sine ansatte.

Når tas løsningen i bruk?

Det er laget en regional implementeringsplan hvor det fremgår at UNN og Sykehusapotek Nord skal være først ute gjennom å ta i bruk løsningen høsten 2012. Ansatte og ledere skal læres opp i den nye portalen, og nye arbeidsrutiner tas i bruk. Nordlandssykehuset, RHFet og HN-IKT vil ta i bruk løsningen før sommeren 2013, mens Helse Finnmark og Helgelandssykehuset skal være klare til å ta i bruk løsningen høsten 2013.

Lokal prosjektleder for innføringen ved UNN er Svein Malvin Vatne fra UNN. Ansvarlig for innføring ved Sykehusapotek Nord, er Helge K. Pettersen.

Forvaltning av løsningen

I forbindelse med innføringen av systemet tar prosjektet ansvar for i størst mulig grad å legge til rette for felles regionale arbeidsprosesser og kodeverk.

Slike arbeidsprosesser som standardiseres vil være del av systemets arbeidsflyt. Eksempler på kodeverk som standardiseres er stillingskoder og fraværskoder. Dette vil medføre endringer for noen av virksomhetene.
UNN gis en særskilt oppgave for vedlikehold av løsningen, kodeverk og arbeidsprosesser etter at prosjektet er ferdig. I den forbindelse bygges det opp en egen enhet ved UNN, med ansatte som skal ivareta vedlikehold av regional fellesløsning i foretaksgruppen.

At vedlikeholdet av den regionale løsningen foregår ved UNN får ingen stor praktisk betydning for lønns- og personalarbeidet ved det enkelte foretak. Det vil fortsatt foregå lokalt ved det enkelte helseforetak.