Juridisk rammeverk

Styringskravene fra HOD (i fet skrift) med Helse Nords tiltak: 

Intern kontroll og risikostyring

Helse Nord har i hele 2010 jobbet med implementering av risikostyring. I 2009 ble det i sak 31-2009 Retningslinjer for risikostyring i Helse Nord vedtatt retningslinjer som ble overlevert helseforetakene i foretaksmøte. Helse Nord har i 2010 utviklet en felles kurspakke i helhetlig risikostyring sammen med Helse Vest der det har blitt gjennomført en pilotering av kurset ved Helse Vest.

Foretakene har i forskjellig grad implementert metodikken i sin virksomhetsstyring, men bruken har kommet lengre i 2010 enn i 2009. Foretakene bruker tid på å få risikostyring til å bli en del av virksomhetsstyringen fremfor at det bare skal komme som et tillegg til allerede eksisterende rapportering. 

Det er ønskelig at foretakene har en god prosess på denne implementeringen fordi dette er en av de viktigste suksesskriteriene for en god implementering. 

Risikostyring inngår som en del av tertialrapporteringen til styret i Helse Nord.

Sommeren 2010 førte brudd på funksjonsfordeling ved Nordlandssykehuset til at det ble bestilt en rapport fra Deloitte med en gjennomgang av internkontrollen ved foretaket. Denne rapporten besluttet administrerende direktør skal brukes som mal for en internkontrollgjennomgang i de andre sykehusforetakene.

Helseforetakene ble i 2009 pålagt å ansatte egne controllere for å bedre oppfølging av styring. Denne funksjonen er fortsatt under utvikling og evalueres i 2011.

Oppfølgning av forholdet til stiftelser

Statusrapport om helseforetakenes forhold til stiftelser ble avgitt til departementet pr 1.juni 2010. 3 av helseforetakene har meldt å ha stiftelser, til sammen 4 i regionen. Det er gjennomført tiltak slik at stiftelsene nå synes forvaltet på foreskreven måte. 

 Tiltak for å bedre kvaliteten i anskaffelsesprosessen

Helse Nord har utarbeidet nye prosedyrer for innkjøpsprosessene med sikte på å heve kvaliteten i innkjøpsarbeidet. Herunder er den juridiske kvalitetskontrollen av anskaffelsene før anbud utlyses skjerpet.

Det har siden 2009 vært arbeidet med mulig ny organisering av innkjøpsfunksjonen i Helse Nord. Innkjøpsfunksjonen vil i løpet av innføringsperiode på to år organiseres etter innkjøpskategorier (vare/tjenestegrupper) med felles anskaffelser for hele Helse Nord. Arbeidet med anskaffelser etter kategorier blir sentralstyrt, der Helse Nord RHF har det faglige ansvaret for anskaffelsesprosessene, mens innkjøpsressursene fortsatt eies av helseforetakene. Innkjøpsledelse i hvert helseforetak opprettholdes.

Gevinstene ved å organisere anskaffelsesprosesser gjennom opprettelse av kategorier og tilhørende kategoriteam oppnås gjennom

• å frigjøre ressurser til å inngå avtaler på områder som ikke tidligere er dekket (der det dels gjøres kjøp uten avtale basert på lov og forskrift om offentlige anskaffelser)
• utnytte stordriftsfordeler bedre
• øke kompetansen på de ulike anskaffelsesområdene
• gi muligheter for standardiseringsgevinster i samråd med fagområdene som må samordne sine prosedyrer, både i kjernefunksjonene og i støttetjenestene
• bedre oppfølging av leverandører og bedre support og service fra leverandører
• økt avtaledekning og avtalelojalitet og en bedre og mer givende og kompetansebyggende hverdag for innkjøpsgruppene

I tillegg kommer gevinster ved styrking av forvaltningen av innkjøpssystemet gjennom økte ressurser i helseforetakene til å forvalte systemet sammen med regional forvaltningsressurs

Foretaksmøtene ba de regionale helseforetakene bidra til å etablere en felles kompetanseenhet i tilknytning til Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS). Kompetanseenheten skal bl.a. ivareta følgende oppgaver:

• utarbeide opplegg for og forvalte standardisert opplæring
• utarbeide rutiner, standarder og hjelpemidler for gjennomføring av anskaffelsesprosesser
• gi rådgivning i arbeidet med anskaffelsesstrategi for den enkelte virksomhet
• yte uavhengig kvalifisert juridisk og innkjøpsfaglig rådgivning og kvalitetssikring rettet mot alle trinn i anskaffelsesprosess og kontraktsoppfølging

Arbeidet er avsluttet og styret i HINAS har vedtatt å opprette en ny, felles kompetanseenhet med 3-5 ansatte i Vadsø.

Etisk handel

Helse Nord jobber nå sammen med øvrige regionale helseforetak om krav til leverandører i forhold til etisk handel. Dette er ett av temaene i prosjektet om miljø og klimahensyn i spesialisthelsetjenesten. Helse Sør-Øst leder delprosjektet. Det vil bli søkt om felles medlemskap i organisasjonen Initiativ for etisk handel.

Foretaksmøtene ba de regionale helseforetakene vurdere hensiktsmessig oppfølging av veilederen Etiske krav i offentlige anskaffelser, herunder eventuell utarbeidelse av egne handlingsplaner. Foretaksmøtene ba om at en særlig vurderer oppfølging av etisk handel med medisinsk utstyr. Dette er et arbeid som kan sees i sammenheng med etableringen av ny kompetanseenhet, jf. sak 5.2.3.

Rapport fra delprosjekt innkjøp i Det nasjonale Miljø- og klimaprosjektet er distribuert til alle landets regionale helseforetak samt til Hinas. Rapporten er også oversendt Helse- og omsorgsdepartementet. Etiske krav og oppfølging av veilederen er omtalt i et eget kapittel i rapporten.