For Helse Nord RHF er det viktig å påpeke at avtalene skal sikre kvalitetsmessig riktig leveranse til lavest mulige pris i avtaleperioden, lave transaksjonskostnader, god volumeffekt gjennom felles avtaler for foretaksgruppen og leverandørprioritet.

Nytt innkjøpssystem
Alle avtaler skal utformes og registreres i Helse Nord RHF sitt arkivsystem og innkjøpssystem når det er valgt og implementert (rundt årsskiftet 2004/05). Ved at de gjøres tilgjengelig gjennom innkjøpssystemet, vil dette sikre at avtaler markedsføres internt i Helse Nord. Alle innkjøp skal fra 2005 gjøres gjennom dette systemet.

Avtalene
Innkjøpsforum i Helse Nord er ansvarlig for at avtaler inngås, distribueres til avdelingene, revideres, sies opp eller fornyes. Alle innkjøpsavtaler som inngås av Helse Nord RHF eller et av HF-ene skal underskrives av direktør med underskriftsrett for å være gyldig og juridisk bindende.

Alle avtaler som inngås er taushetsbelagt. Dette krever at brukerne av avtalene behandler informasjon om pris og avtaleforhold på en forsvarlig måte. Misbruk av kontraktsinnhold for å påvirke fremtidig konkurranse eller for egen vinning anses som uakseptabelt og uetisk.