Når et prosjekt tildeles midler over flere år, gis tilsagnet for hele perioden. Midlene overføres den ansvarlige institusjonen hvert år. Midlene skal brukes med den tildelte sum hvert kalenderår, men dersom det er gjenværende midler i prosjektet kan de overføres i regnskapet til neste kalenderår. Prosjektleder skal nå forholde seg til egen regnskapsfører i egen institusjon (helseforetak eller universitet) i dette spørsmålet. Helse Nord vil følge med framdriften i prosjektet gjennom de årlige regnskapsrapportene og eRapport. Vi vil altså bruke andre systemer for å fange opp de prosjektene som har mindre fremdrift en planlagt. Vi understreker at ved større uforutsette eller planlagt ønskede endringer i prosjektene, skal det fortsatt søkes/varsles Helse Nord v/Klinisk forskningssenter eller fagdirektør.

Prosjektleder i forskningsprosjekt finansiert av Helse Nord skal nå forholde seg til at:

  • Midler gis tilsagn om for hele perioden fra Helse Nord RHF. Midlene utbetales til søkeinstitusjon/regnskapsinstitusjon hvert år.
  • Midlene skal regnskapsføres ved institusjonen, og kan ikke settes på fondskonto for eksempel ved TTO.
  • Midlene skal brukes med gitte summer for hvert år. Dersom noen likevel trenger å overføre midler til året etterpå, må dette gjøres i regnskapet til egen institusjon. Rutinen med søknad og faglig godkjenning faller bort.
  • Overføring av midler gjøres da i institusjonens regnskap.
  • Det skal fortsatt leveres årlig regnskapsrapport til Helse Nord RHF fra institusjonene for hvert år. I denne skal det opplyses om enkeltprosjekter har overført midler og hvor mye.
  • Alle skal fortsatt levere eRapport.
  • Det vil bli innført sluttrapport for prosjektene.
  • Ved manglende innlevering av regnskap eller eRapport vil et prosjekt kunne stanses av Helse Nord RHF – vi bruker rapporteringene til å følge med framdrift i prosjektene.
  • Dersom det er større endringer i et prosjekt et år, ved problemer i prosjektet, ved planlagt ønsket lengre prosjektperiode, eller eventuell avslutning av prosjektet før tiden, skal Helse Nord RHF søkes/varsles straks, slik at vi kan være i dialog med prosjektleder og få endret betingelser, budsjett og status i prosjektene. Dette gjelder uforutsette hendelser, da vi minner om at midlene som bevilges skal brukes til det formål og de prosjektansatte som er spesifisert i søknadene.