Anskaffelser og forsyning

For å nå målet skal Helse Nord se behov, investeringer, anskaffelser, produkter, leverandører, data, lager, logistikk og økonomi mer i sammenheng.

Behov, kategorier, investeringer og anskaffelser skal inngå tettere i virksomhetsstyringen. Prioriteringer skal bygge på forventet effekt, klinisk og økonomisk verdi, levetidskostnader, kapasitet og risiko. 

Videreutvikle felles styring og arbeidsmåter

Helse Nord skal videreutvikle felles styring og arbeidsmåter for anskaffelser og forsyning, med tydelige prosesser, roller, kompetanse, standarder og systemstøtte.

Det skal vi gjøre ved å:

• definere de viktigste prosessene ende-til-ende på tvers av organisatoriske grenser
• tydeliggjøre prosesseierskap og prosessansvar, slik at retning, standarder, ytelse og forbedring følges opp
• bruke felles metoder, standarder og styringsinformasjon der dette gir bedre kvalitet, ressursutnyttelse eller forsyningssikkerhet
• redusere unødvendig variasjon og dobbeltarbeid, samtidig som nødvendig klinisk, operativ og geografisk variasjon ivaretas. 

Prosesseierskap skal sikre retning, standarder og samlet ytelse, mens prosessansvar skal understøtte forvaltning, forbedring og oppfølging i det daglige. Dette skal gjøre det enklere å samarbeide på tvers av helseforetak og felleseide virksomheter og sikre at grensesnittene fungerer som deler av én verdikjede. 

Styre behov og porteføljer bedre

Helse Nord skal:

• koble behovs- og anskaffelsesplanlegging tettere til virksomhetsplanlegging, investeringsplaner og økonomistyring
• sikre at behov defineres, dokumenteres og verifiseres tverrfaglig ut fra ønsket effekt og faktisk bruk før det besluttes hvordan behovet skal dekkes
• arbeide mer kategori- og porteføljebasert med behov, produkter, teknologi, leverandører, investeringer og kostnader
• redusere unødvendig variasjon i både løpende forbruk og investeringer gjennom målrettet standardisering, felles basissortiment og mer samordnede produkt- og teknologivalg der dette gir klinisk og økonomisk verdi
• bruke innkjøps-, forbruks-, kostnads- og andre relevante data til prioritering, beslutninger og oppfølging.

Kategoristyring skal bidra til bedre prioriteringer og mer langsiktig styring av behov og leverandørmarkeder. Den skal gjøre det mulig å se blant annet utskifting, levetidskostnader og forsyningsrisiko på tvers av enkeltanskaffelser og investeringer. 

Utvikle en robust og helhetlig forsyningskjede

Helse Nord skal:

• se innkjøp, lager, transport, internlogistikk og vareforsyning fram til bruksstedet som deler av én verdikjede
• planlegge forsyningen ut fra behov, kritikalitet og risiko
• vurdere og videreutvikle lager- og logistikkstrukturen slik at kostnader, responstid, beredskap og leveringssikkerhet balanseres
• utvikle lager- og logistikkprosessene og redusere unødvendig tidsbruk på bestilling, leting og varehåndtering
• ha bedre oversikt over kritiske varer, leverandører og andre avhengigheter
• redusere sårbarhet gjennom alternative produkter, leverandører, lager- og transportløsninger. 

Forsyningsberedskap skal være en del av ordinær drift og kontinuitetsstyring. 

Bidra til bærekraftig ressursbruk og ansvarlige leverandørkjeder

Helse Nord skal bruke anskaffelser og forsyning til å redusere klima- og miljøbelastningen, utnytte ressursene bedre og bidra til ansvarlige leverandørkjeder.

Helse Nord skal:

• integrere klima, miljø og bærekraft i kategoristyring, behovsvurderinger, anskaffelser, produktvalg og leverandøroppfølging 
• redusere unødvendig forbruk og avfall gjennom standardisering, riktig sortiment, ombruk, omdisponering, lengre levetid og materialgjenvinning 
• vurdere klima- og miljøbelastning gjennom livsløpet til varer og utstyr, herunder produksjon, emballasje, transport, bruk, ombruk, reprosessering og avhending 
• følge opp krav til menneskerettigheter, arbeidsforhold og ansvarlige leverandørkjeder der risikoen er størst 
• bruke samarbeid med Sykehusinnkjøp, helseforetakene og leverandørmarkedet til å utvikle og følge opp bærekraftige produkter og løsninger.

Klima, miljø, sirkularitet, menneskerettigheter og ansvarlige leverandørkjeder skal inngå i valg av produkter, leverandører og løsninger. 

Bruke data, teknologi og kunstig intelligens

Helse Nord skal behandle produkt-, leverandør-, avtale- og logistikkdata som strategisk infrastruktur for hele verdikjeden. Standardiserte produkt- og logistikkdata skal understøtte behovsstyring, anskaffelser, bestilling, styring og sporbarhet av varer og utstyr, beredskap og analyse.

Helse Nord skal:

• utvikle sammenhengende digitale prosesser som understøtter hele livsløpet til varer og utstyr, fra behov og anskaffelse til bruk, ombruk, omdisponering og avhending 
• etablere tydelig styring av produkt- og masterdata og bruke felles standarder der dette er hensiktsmessig 
• utvikle bedre styring og sporbarhet av varer, utstyr og andre fysiske ressurser gjennom verdikjeden, basert på produkt- og logistikkdata som understøtter anskaffelse, mottak, lager, distribusjon, bruk, service og oppfølging 
• automatisere manuelle og repetitive oppgaver der dette gir dokumentert nytte 
• bruke analyse og kunstig intelligens til blant annet prognoser, lagerstyring, risikovarsling, markedsanalyse og beslutningsstøtte. 

Teknologi skal ikke bare gjøre dagens arbeidsoppgaver raskere. Den skal redusere manuelt arbeid, forbedre beslutninger og frigjøre kapasitet til andre oppgaver. 

Bruke markedet og innovasjon mer strategisk

Helse Nord skal bruke markedet tidligere og mer aktivt når dokumenterte og verifiserte behov skal dekkes.

Det innebærer å:

• styrke markedsinnsikten før større produkt-, teknologi- og investeringsvalg 
• involvere leverandører tidligere når alternative eller innovative løsninger bør vurderes 
• beskrive behov og ønsket effekt før løsningen låses når dette kan gi bedre konkurranse eller nye løsninger 
• styrke kontrakts- og leverandøroppfølgingen på områder som er viktige for pasientbehandling, økonomi, beredskap og relevante samfunnshensyn
• samarbeide med leverandører, akademia og næringsliv når dagens løsninger ikke dekker behovet godt nok. 

Dette er særlig viktig når Helse Nord skal håndtere nye behandlingsformer, knapp arbeidskraft, aldrende teknologi og store investeringsbehov.

Bygge kompetanse og profesjonalisere funksjonen

Helse Nord skal utvikle fagmiljøer som kan arbeide mer strategisk og mindre transaksjonsorientert.

Det skal vi gjøre ved å:

• styrke kompetansen innen kategori, marked, logistikk, data, teknologi og leverandørstyring 
• bruke felles metoder og systematisk kompetanseutvikling 
• utvikle faglige nettverk på tvers av helseforetak og felleseide virksomheter 
• redusere personavhengighet og bygge mer robuste fagmiljøer. 

Kompetansen må utvikles i takt med at funksjonen blir mer kategori-, markeds-, data- og teknologidrevet.

Helse Nord har de senere årene styrket samarbeidet om anskaffelser og forsyning. Helse Nord RHF setter retning og prioriteringer, helseforetakene beskriver behovene og tar løsningene i bruk, felleseide nasjonale helseforetak bidrar med spesialisert kompetanse, og leverandørene utvikler og leverer løsningene.

Verdiskapingen bygger allerede på fire gjensidig avhengige prinsipper:

• Vi styrer etter behov,
• arbeider kategori- og porteføljebasert,
• utvikler hele verdikjeden og
• forbedrer oss med data og samarbeid.

Verdikjeden går på tvers av helseforetakene, Helse Nord RHF, Sykehusinnkjøp HF, IKT-miljøene, andre felleseide virksomheter og leverandørene. Mange av utfordringene oppstår i grensesnittene mellom disse aktørene. Helse Nord må derfor få behov, anskaffelser, data, lager, logistikk og leverandøroppfølging til å fungere bedre som ett system.

Prosessene og ansvaret i disse grensesnittene er ikke alltid tydelige nok. Tydeligere ende-til-ende-prosesser, prosesseierskap og prosessansvar er derfor nødvendig for å få bedre sammenheng, mer systematisk forbedring og mer enhetlige arbeidsmåter.

Helse Nord har rammebetingelser som skiller regionen fra mer sentraliserte deler av landet. Store avstander, spredt bosetting og krevende værforhold gjør logistikk og forsyning mer sårbar og stiller høye krav til planlegging, lager og transport.

Samtidig blir arbeidskraften knappere, økonomien mer krevende og globale leverandørkjeder mer utsatt.

Vedlikeholdsetterslep i bygningsmassen og behov for fornyelse av medisinsk-teknisk utstyr og annen aldrende teknologi øker presset på både investerings- og driftsrammene. Det forsterker behovet for å se investering, drift, vedlikehold, utskifting og anskaffelser i sammenheng.

Datagrunnlaget og de digitale prosessene er heller ikke tilstrekkelig integrert gjennom hele verdikjeden. Bedre produkt- og logistikkdata, styring av masterdata og sporbarhet er en forutsetning for standardisering, automatisering, forsyningsstyring og bruk av kunstig intelligens.

De viktigste endringsdriverne er demografi og arbeidskraft, nye måter å levere helsetjenester på, økonomisk bærekraft og investeringsbehov, beredskap og sikkerhet samt teknologi, data og kunstig intelligens.

Demografi og arbeidskraft

Antall eldre øker, samtidig som tilgangen på arbeidskraft blir mer begrenset. Det krever høyere produktivitet, enklere arbeidsprosesser, bedre logistikk, målrettet standardisering og mer automatisering.

Kompetansen innen anskaffelser og forsyning må samtidig dreies fra transaksjonsorienterte oppgaver mot kategori, marked, logistikk, data, teknologi og forbedring.

Nye måter å levere helsetjenester på

Mer behandling vil skje hjemme, digitalt og nærmere pasienten. Det endrer behovet for lager, transport, returflyt, service, behandlingshjelpemidler, medisinsk-teknisk utstyr og sporbarhet. Forsyningskjeden må utvikles i takt med helsetjenesten.

Økonomisk bærekraft og investeringsbehov

Begrenset vekst i ressursene, vedlikeholdsetterslep og behov for fornyelse av bygg, medisinsk-teknisk utstyr og teknologi øker presset på både investering og drift.

Helse Nord må derfor definere og verifisere behov tidligere og arbeide mer systematisk med kategori- og porteføljestyring. Beslutninger må bygge mer på levetidskostnad og forventet effekt og mindre på investeringspris eller innkjøpspris alene.

Klima, miljø og bærekraft

Spesialisthelsetjenesten skal redusere klima- og miljøbelastningen og utvikle seg mot lavutslippssykehus. Samtidig øker kravene til ansvarlig ressursbruk, ombruk, materialgjenvinning og ansvarlige leverandørkjeder.

For anskaffelser og forsyning betyr dette at behov, produktvalg, forbruk, emballasje, transport, levetid, ombruk, reprosessering og avhending må ses mer i sammenheng

Beredskap og sikkerhet

Pandemi, geopolitisk uro, sårbare leverandørkjeder, ekstremvær og økende avhengighet av digital infrastruktur stiller større krav til robuste forsyningsløsninger.

Helse Nord må kunne oppdage risiko tidligere og vite hvilke produkter, leverandører og forsyningsmåter som kan brukes dersom ordinære leveranser svikter.

Teknologi, data og kunstig intelligens

Automatisering, kunstig intelligens og analyse vil endre hvordan behov planlegges, varer bestilles, lager styres og leveranser følges opp.

Produkt- og logistikkdata blir stadig viktigere for å kunne styre varer, utstyr og forsyning på tvers av systemer og virksomheter. De er en forutsetning for sporbarhet, automatisering, prognoser, kategoristyring og mer presis håndtering av forsyningsrisiko.

Mot 2042 skal anskaffelser og forsyning være en integrert del av hvordan Helse Nord planlegger, prioriterer og leverer helsetjenester.

Behov skal defineres og verifiseres tidlig, og valg av hvordan de skal dekkes skal bygge på forventet effekt og samlet verdi. Behov, produktvalg, investeringer, anskaffelser, forbruk, lager, logistikk, leverandørkapasitet og økonomi skal ses mer helhetlig.

De viktigste prosessene for anskaffelser og forsyning skal være tydelig definert, målt og kontinuerlig forbedret på tvers av foretaksgruppen. Prosesseierskap og prosessansvar skal sikre at grensesnitt mellom virksomheter, systemer og fagområder fungerer som deler av én samlet verdikjede.

Helse Nord skal ha felles metoder, prosesser og styringsinformasjon der dette gir verdi, samtidig som nødvendig lokal variasjon ivaretas.

Produkt- og logistikkdata skal være en del av den digitale infrastrukturen. Varer og utstyr skal i større grad kunne følges gjennom livsløpet og på tvers av systemer og virksomheter. Data om produkter, utstyr, beholdning, bruk og forbruk skal gi grunnlag for bedre prognoser, mer presis styring, automatisering og bedre kontroll med forsyningsrisiko.

Forsyningen skal være mer forutseende, datadrevet og automatisert. Analyse og kunstig intelligens skal bidra til å forutse behov, oppdage risiko tidligere og støtte valg av produkter, leverandører og løsninger. Bedre sporbarhet skal samtidig styrke pasientsikkerheten og gjøre tilbakekallinger og avvik enklere å håndtere.

Forsyningskjeden skal være robust og tilpasset Helse Nords geografi og nye måter å levere helsetjenester på. Kritiske varer og tjenester skal ha løsninger som står i forhold til konsekvensen av svikt. Alternative produkter, leverandører, lager og transport skal vurderes samlet.

Helse Nord skal bruke markedet mer aktivt til å finne og utvikle gode måter å dekke dokumenterte behov på. Samarbeid med leverandører, akademia og næringsliv skal bidra til innovasjon når dagens løsninger ikke er tilstrekkelige.

Bærekraft skal være integrert i styringen av anskaffelser og forsyning. Helse Nord skal redusere unødvendig forbruk og klima- og miljøbelastning, utnytte varer og utstyr bedre gjennom hele livsløpet og bidra til ansvarlige leverandørkjeder.

Anskaffelses- og forsyningsmiljøene skal ha kompetanse innen kategori, marked, logistikk, data, teknologi og leverandørstyring som gjør dem i stand til å arbeide mer strategisk og mindre transaksjonsorientert.

Resultatet skal ikke først og fremst måles i antall gjennomførte anskaffelser eller isolerte innkjøpsbesparelser. Det viktigste er hvilken verdi anskaffelser og forsyning skaper for pasientene og helsetjenesten: bedre pasientbehandling og pasientsikkerhet, tryggere leveranser og bedre beredskap, høyere produktivitet og bedre samlet ressursutnyttelse.