Bli leverandør til Helse Nord

Vi ønsker et marked preget av åpen konkurranse, innovasjon, høy etisk standard og godt samarbeid.

De fleste anskaffelser gjennomføres av Sykehusinnkjøp på vegne av helseforetakene med unntak av eksterne helsetjenester og Pasientreiser.

For legemidler og metoder som omfattes av systemet for Nye metoder gjelder egne prosesser for metodevurdering og beslutning før løsningene kan tas i bruk i spesialisthelsetjenesten.

Nye metoder

Vi forventer at våre leverandører deler våre verdier og bidrar til ansvarlig og bærekraftig verdiskaping. Dette innebærer blant annet at leverandørene:

etterlever gjeldende lover og regler
arbeider systematisk med menneskerettigheter og ansvarlige leverandørkjeder
ivaretar klima- og miljøhensyn
forebygger korrupsjon og økonomiske misligheter
har god informasjonssikkerhet og ivaretar personvern
bidrar til åpenhet, sporbarhet og kontinuerlig forbedring i leverandørkjeden.

Disse forventningene gjenspeiles i våre kontraktsvilkår for samfunnsansvar, som bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv med aktsomhetsvurderinger som metode. Leverandørene skal blant annet arbeide systematisk med menneskerettigheter, arbeidsforhold, klima og miljø, informasjonssikkerhet og forretningsintegritet.

Tillit er en grunnleggende forutsetning for samarbeidet mellom Helse Nord og våre leverandører. Kontakt mellom ansatte og leverandører skal skje på en måte som ivaretar habilitet, likebehandling og transparens.

Vi har derfor egne retningslinjer og samarbeidsavtaler som regulerer vår dialog og samhandling med leverandører, blant annet:

Samarbeidsavtale mellom Legemiddelindustrien (LMI) og Helse Nord RHF
Samarbeidsavtale mellom Leverandørforeningen for helse-Norge (LFH) og Helse Nord RHF
Helse Nords etiske retningslinjer
Kontraktsvilkår for ivaretakelse av samfunnsansvar i leverandørkjeden

Vi oppfordrer alle leverandører til å gjøre seg kjent med disse dokumentene før de inngår samarbeid med Helse Nord.

Helse Nord RHF skal motta EHF-faktura fra alle leverandører som har mulighet til det.

Informasjon om EHF-faktura på våre nettsider for leverandørerHvis leverandører må sende faktura på annen måte, kan den sendes på e-post (som pdf) eller som brevpost.

Faktura på e-post

NB! Faktura kan sendes som vedlagt PDF-fil til adressen under. (Andre filformater godtas ikke.) Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.

E-postadresse: invoice.3230@kollektor.no

Faktura i brevpost

Fakturaadresse:

Helse Nord RHF

Fakturamottak

Postboks 3230

7439 Trondheim

Helse Nord RHF: 883 658 752

Organisasjonsnummer til alle våre helseforetak finner du her

E-handel elektronisk handelseformat (EHF)

Er du leverandør til foretak i Helse Nord fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat.

E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Digitaliseringsdirektoratets anbefalte EHF-standard som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden.

Helse Nord har tatt i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:

Faktura
Katalog
Ordre
Ordrebekreftelse
Pakkseddel

Ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt for etablering av EHF ordre og ordrebekreftelse.

Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?

For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.

Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:

Hva er et Aksesspunkt

Aksesspunkt for EHF og BIS formater

ELMA Adresseregister

Har du signert samhandlingsavtale med Helse Nord?

Helse Nord vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).

Avtale om elektronisk samhandling (PDF)

EHF – katalog

I Helse Nord bygger vi avtaleinnholdet i vårt innkjøpssystem etter EHF-kataloger leverandørene sender inn. Uten katalog vil ikke produktene i avtalen være tilgjengelig i innkjøpssystemet som foretakene i Helse-Nord benytter.

I avtale om elektronisk samhandling punkt 1 sier avtalen «Leverandør plikter å levere EHF katalog snarest mulig og senest 10 arbeidsdager etter ny avtale er signert elektronisk».

Ved oppdatering/endring sier avtalen at ny EHF-katalog må sendes «Minimum 10 dager før endringer trer i kraft».

For å sikre at vi alltid har rette produkter til korrekt pris tilgjengelig er det viktig at vi får inn EHF-katalog og oppdateringer av disse iht. frister i denne avtalen.

Ved spørsmål kontakt oss på: Avtaleforvaltning@helse-nord.no

Leverandørinformasjon for elektronisk samhandling (PDF)

EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Nord RHF på e-post: erpforvaltning@helse-nord.no

For å sikre rask behandling av mottatte fakturaer og betaling i tide er det viktig at formelle krav er oppfylt, og at merkingen er presis.

Dette innebærer konkret at:

Krav til salgsdokument er oppfylt
Faktura er merket med bestillingsnummer (10 siffer) eller internt kostnadssted (4-6 siffer)
Det ønskes ikke samlefakturering av flere bestillinger

Vanlig feil som medfører lengre behandlingstid:

Feil beløp på fakturaen

Feil pris
Manglende leveranse

Ved feil beløp må det utstedet kreditnota på hele eller deler av fakturaen, delbetaling vil ikke bli foretatt

Upresis merking i feltet ”Deres ref.”

Alle kjøp som skjer på grunnlag av bestilling i innkjøps- og logistikksystem har et 10-sifret bestillingsnummer som må fremgå på fakturaen
Alle kjøp som ikke skjer på bakgrunn av bestilling i innkjøps- og logistikksystem må merkes med internt kostnadssted på 4-6 siffer
Samlefakturering av flere bestillinger eller til flere kostnadssteder ønskes ikke

Dersom informasjon om bestillingsnummer eller kostnadssted ikke er oppgitt ved kjøp må navn på bestiller oppgis.

Feil fakturamottaker

Fakturaer til helseforetak skal ikke være merket med Helse Nord RHF
Fakturaer skal ikke være adressert til privatpersoner
Fakturaer skal ikke være adressert til delinstitusjoner f eks et sykehus eller en DPS

Ved feil fakturamottaker må det utstedes kreditnota og ny faktura til rett adressat

Krav til salgsdokument i forskrift om bokføring § 5-1-1 er ikke oppfylt
- Kan innebære at utbetalingen skal skje som lønn, ikke som inngående faktura
  - Se informasjon om krav til å være næringsdrivende på Skatteetaten
  - Betalinger over lønn krever at fødselsnummer blir oppgitt
  - Krav som skal betales over lønn skal ikke sendes til fakturamottaket
- Kan ha betydning for utsteders eget skatteoppgjør

Dette kan innebære at ytterligere informasjon må sendes inn for at beløpet skal bli betalt.

Andre forhold

Det må forventes en behandlingstid på ca. 30 dager for å sikre at vi kan gjennomføre tilstrekkelig kontroll av mottatte krav.

Rentekrav knyttet til kortere betalingsfrist blir i utgangspunktet ikke akseptert.
Rentekrav knyttet til feil eller dårlig merket faktura aksepteres ikke.

Sensitiv informasjon, som for eksempel fødselsnummer, skal ikke fremkomme på fakturaer.

Helse Nord RHF og underliggende helseforetak er registrert i det elektroniske adresseregisteret ELMA med følgende organisasjonsnummer:

Helse Nord RHF

883 658 752
regnskap@helse-nord.no

Finnmarkssykehuset HF

Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Nordlandssykehuset HF

Helgelandssykehuset HF

Sykehusapotek Nord HF

Helse Nord IKT

918 177 833
Kontakt oss

NB! Faktura kan sendes som vedlagt PDF-fil til adressen under. (Andre filformater godtas ikke.) Ved e-post skal det kun være én faktura m/vedlegg i hver pdf-fil.

invoice.3230@kollektor.no

Navn

Seksjon for innkjøp

Viktige lenker

Samarbeidsavtalene med LMI og LFH (kommer)

Eksterne helsetjenester:

Avtalespesialister

Helse Nord RHF har driftsavtaler med om lag 90 Avtalespesialister, og de står for en stor del av den polikliniske aktiviteten i spesialisthelsetjenesten. Avtalespesialistordningen er regulert gjennom Statsavtalen, rammeavtalen inngått mellom de fire regionale helseforetakene og Den norske legeforening/Norsk Psykologforening, individuell avtale og samarbeidsavtale mellom avtalespesialisten og det aktuelt helseforetak. Avtalespesialisten skal bidra til å oppfylle sørge-for-ansvaret til Helse Nord RHF.

Konkurranser kunngjøres i henhold til gjeldende regelverk, og vi oppfordrer både etablerte og nye leverandører til å følge med på aktuelle konkurranser og delta i dialog med oss når det er relevant.

Private leverandører

Helse Nord RHF tilbyr primært behandling gjennom egne helseforetak. For å supplere dette tilbudet og ivareta sørge-for-ansvaret, benyttes offentlige avtaler med Private leverandører.

Logistikkbetingelser for helseregionene

Det er etablert felles nasjonale logistikkbetingelser som gjelder for avtaler med helseregionene. Det stilles også krav til hvordan den elektroniske samhandlingen skal fungere med hver enkelt region.

Logistikkbetingelser